За постигане на успех на мероприятия трябва:
- Определяне на цели и формат мероприятия.
Поймете, какво искате да измислите: разкажете за продукция на компании, съберете средства, развлечете посетителите или донесете знания. От това ще зависи и формат.
- Планиране.
Създайте документ, в който ще съдържа подробен план за подготовка и провеждане на ивента: от логистика до неговото продвижение.
- Составление бюджета.
В бюджета се отразяват списък с задачи, запланирани и възможни непредвидими разходи.
- Детайли.
При подготовката на ивента се използват всички мелочи: от допълнителни развлечения до външното издание на официални и дизайн на пригласителни.
- Локация.
Нужно заранее се определя с мястото на провеждане на мероприятия, забронирайте него. Ако трябва да посетите лично него, доверяването на снимките може да бъде твърде ограничено.
- Распределение зон отговорности.
За да избегнете форс-мажорите е важно да се определите, за това, че ще отговорите на всеки член на командите на етапа на подготовка и по време на провеждането на ивента.
- Анонс събития.
Чем повече ще се използва каналов разпространение на информация, толкова по-висока вероятност, че вашият ивент се интересуват.
- Сервис.
Това е важна част при провеждане на ивенти. Командата и обслужващият персонал трябва да бъдат вежливи, ненавязчиви и не подават вид, ако събитията не се планират.
- Финална проверка.
За ден до провеждане на ивента задължително проверявайте итоговата проверка на готовността на персонала, техниките, площадките, материалите и пр. Съставете чек-лист и пройдете по него пред ивентом.
- Обратная связь.
За да бъдете обективно оценени, като пропуснати, изчакайте гостите да оставят отзив или да запълнят анкета. Така можете да проанализирате възможните грешки и да ги избегнете в бъдещето.
Рол персонала в организацията ивента
Персонал – това е ключова съставителна любовна случка. Сътрудниците отговарят за взаимодействието с гостите, организацията, провеждането и контрола на мероприятията. Ошибка, допущена една от членовете на команди, може да повлияе на впечатленията на посетителите от ивента.
